Políticas de uso correo electrónico CUSur

El presente documento contiene las políticas de uso del servicio de correo institucional que el Centro Universitario del Sur provee a su comunidad universitaria, conteniendo la siguientes  secciones:

I.          Glosario

II.         Aprovisionamiento de cuentas de correo,

III.        Soporte técnico al servicio,

IV.         Aprovisionamiento del servicio antispam,

V.         Mejores prácticas.

 

I. Glosario

a.     Administrador del Correo: Es la persona responsable o encargado de administrar el servicio de correo electrónico institucional, así como validar y otorgar el servicio a los usuarios que lo soliciten.

b.    Aplicación Cliente de Correo Electrónico: Es un programa para computadora o dispositivo móvil usado para leer y enviar mensajes de correo electrónico.

c.     CGTI: Coordinación General de Tecnologías de Información.

d.    CTA: Coordinación de Tecnologías para el Aprendizaje.

e.     Comunidad Universitaria: Personas miembros del CUSUR en su carácter de académicos, alumnos y administrativos incluyendo a los funcionarios que manejen o apliquen recursos públicos federales y/o estatales.

f.      Correo Spam: Son mensajes considerados como no solicitados por servicios de detección a nivel internacional, incluyendo los mensajes de tipo publicitario enviados en cantidades masivas a través del correo electrónico, mensajes de tipo fraudulento y de tipo virus informático.

g.    Cuenta de correo electrónico institucional: Es una dirección única y de contenido confidencial otorgado a los usuarios de la red universitaria y al cual se accede mediante un nombre de usuario y una contraseña otorgados en primera instancia por el administrador de correo del CUSUR. La dirección de correo electrónico institucional se otorga a los funcionarios como una herramienta de trabajo mientras que se otorga como una prestación al resto de la red universitaria.

h.    CUSUR. Centro Universitario del Sur.

i.      Funcionario Universitario o Servidor Público: Autoridades que representan al Centro Universitario del Sur y que debido a sus atribuciones manejen o apliquen recursos públicos federales y/o estatales.

j.      Internet: Es un servicio de transmisión de información a nivel mundial, que interconecta computadoras y dispositivos móviles a través de diferentes redes de comunicación.

k.    Redes de Comunicación: Es la infraestructura de comunicaciones que proporciona la capacidad y los elementos necesarios para mantener a distancia un intercambio de información y/o una comunicación, ya sea en forma de voz, datos, video o una mezcla de las anteriores.

l.      Red Universitaria: Está integrada por los Centros Universitarios, el Sistema de Educación Media Superior, el Sistema de Universidad Virtual y la Administración General de la Universidad de Guadalajara.

m.  Rol:   Función   que   cumple   una   persona   dentro   de   la   Universidad   de Guadalajara.

n.    Servicio de Correo Electrónico Institucional: Es una herramienta de comunicación que permite el intercambio de información al interior y exterior del CUSUR, a través de internet.

o.    Servidores públicos: Se considera como servidor público a toda aquella persona que maneje o aplique recursos públicos federales o estatales.

p.    T.I.: Soporte a usuario del personal de Tecnologías de Información.

q.    Usuario: Es la persona física, miembro de la comunidad universitaria que utiliza el servicio de correo electrónico institucional.

r.     Virus: Es un programa de computadora malintencionado que se copia automáticamente y que tiene por objeto alterar el funcionamiento de la computadora o dispositivo móvil, sin el permiso o el consentimiento del usuario.

 

 

II.   Aprovisionamiento de cuentas de correo

a.     El aprovisionamiento de las cuentas se llevará a cabo por el administrador del servicio en el CUSUR. El contacto es con para temas relacionados con estas cuentas será la CTA..

b.    La nomenclatura de las cuentas (lado izquierdo de la arroba) llevará el siguiente orden asignando la primera opción que no se encuentre repetida:

        1.a  PrimerNombre.ApellidoPaterno@dominioUdG.mx

        2.a  SegundoNombre.ApellidoPaterno@dominioUdG.mx

        3.a  PrimerNombre.InicialPaterno_ApellidoMaterno@dominioUdG.mx

        4.a  InicialPrimerNombre_SegNombre.ApellidoPaterno@dominioUdG

        5.a  PrimerNombre.ApellidoPaterno####@dominioUdG.mx (donde los símbolos de número indican los 4 últimos dígitos del código de UdeG de la persona)

        6.a Se asignará una nomenclatura diferente en los casos en los que la combinación que no se encuentre repetida resulte en una palabra inconveniente.

c.     Vigencia

           1.a Empleados

Para los empleados administrativos y académicos, la vigencia de la cuenta será la misma que su contrato laboral. En caso de concluir, se otorgará un plazo de 15 días para que la persona pueda respaldar su información. La cuenta será eliminada al concluir el plazo.

           2.a Alumnos

Para los alumnos la vigencia de la cuenta será la  misma  que  su estatus como alumno activo. En caso de concluir sus estudios y los trámites para su egreso la cuenta se mantendrá como “egresado”. En caso de dejar truncos sus estudios, se otorgará un plazo de 15 días para que la persona pueda respaldar su información. La cuenta será eliminada al concluir el plazo siempre y cuando la persona no tenga otros estudios que le otorguen el estatus de “egresado”.

           3.a Egresados

Para los egresados la vigencia de la cuenta será indefinida. La cuenta se dará de baja por solicitud del la persona, por incurrir en uso indebido de la misma o para mantener la integridad del servicio.

           4.a Cuentas en desuso

Las cuentas de correo también perderán vigencia por caer en desuso por parte del propietario. Los administradores del servicio de correo identificarán periódicamente las cuentas en desuso para proceder a desactivarlas y posteriormente borrarlas en caso de no ser reclamadas.

           5.a Baja de la cuenta

La baja de una cuenta se llevará a cabo por haber terminado la relación de alguno de los apartados señalados en “vigencia”, por solicitud de la persona o para mantener la integridad del servicio.

d.    Capacidad de almacenamiento de la cuenta

           Las cuentas de correo asignadas en los servicios de correo internos tendrán un límite en su almacenamiento de acuerdo al estatus del usuario:

                     1.     Usuarios especiales (5GB)

                     2.     Usuarios regulares (1GB)

            e.     Capacidad de envío de la cuenta

           El límite de capacidad de envío está limitado a 20 MB.

 

III.  Soporte técnico al servicio

a.     La atención a los usuarios se brindará en la CTA del CUSUR. La atención puede incluir las siguientes actividades:

                    i.     Creación de cuentas

                    ii.     Cambio en los datos de la cuenta

                    iii.    Cambio de contraseña de la cuenta.

                    iv.     Reporte de falla.

                    v.     Resolución de dudas.

En caso de requerir soporte adicional, el personal de la CTA podrá el apoyo de la CGTI para la resolución de algún incidente contactando al Service Desk de la CGTI.

 

IV. Aprovisionamiento de servicio antispam

a.     Servidores en CUSUR

           La CGTI será la encargada de otorgar un servicio antispam para el servicio de correo interno.

                  1.a Acceso a la cuarentena

                        1.     El acceso a la cuarentena del servicio antispam de la UdeG se llevará a cabo por parte de cada usuario dando clic a la liga de acceso que recibirá por correo electrónico en mensajes generados de manera automática.

                        2.     El acceso puede hacerse en cualquier momento accediendo a la página  http://cuarentena.udg.mx    y      escribiendo    el      email     y contraseña de la cuenta de la que se desea consultar los mensajes de correo detenidos en cuarentena.

 

V.   Mejores prácticas

a.     Como el servicio de correo institucional es el medio oficial de comunicación es necesario consultarlo al menos 2 veces al día, aunque lo recomendable es estar al pendiente de forma constante ya que pudieran haber asuntos urgentes para atender.

b.    Es recomendable organizar la información para que nos permita localizar lo que se requiera posteriormente, para ello se pueden utilizar carpetas de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

c.     Un problema muy frecuente es la saturación del buzón, debido principalmente a que se utiliza este medio de comunicación como si fuera un medio de almacenamiento, para evitar este inconveniente la recomendación es que en la medida de lo posible borrar los archivos que recibimos por correo, ya que estos es mejor “bajarlos” a una carpeta de nuestro disco duro donde el almacenamiento no es tan crítico. Un buzón lleno puede no recibir correos y perder información valiosa, además de volver más lenta la comunicación con el servidor.

d.    Las reglas de etiqueta para el uso del correo electrónico son una forma cordial de utilizar este medio, entre ellas las básicas son:

                    1.a El no utilizar letras mayúsculas para escribir todo el texto, ya que esto equivale a gritar,

                    2.a Contar con una firma que permita al destinatario identificar a la persona que envía el correo,

                    3.a No utilizar lenguaje ofensivo, altisonante o discriminatorio en los mensajes de correo.

e.     El servicio de correo institucional ha sido generado como una herramienta de comunicación oficial para el personal que labora en la Universidad de Guadalajara, por lo que no está permitido el envío de mensajes cadena, anuncios, avisos o de cualquier otro tipo que no sean relativos a la labor docente o administrativa que se desempeña en el CUSUR.